Privacyverklaring (20180906 AVG)

Dit is de privacyverklaring van Meezingkoor Eigen-Wijs. Gevestigd in de gemeente Haarlemmermeer, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 34266715.

Meezingkoor Eigen-Wijs bewaart van alle leden, muzikale ondersteuners en sponsors/donateurs, persoonsgegevens. Hieronder wordt beschreven welke gegevens worden bewaard, hoe er met de gegevens omgegaan wordt en hoe de privacy gewaarborgd blijft.

Persoonsgegevens

Leden verstrekken bij aanmelding persoonsgegevens aan Meezingkoor Eigen-Wijs. Het betreft hun NAW gegevens, telefoonnummer, email-adres en datum verjaardag.
De inschrijvingsformulieren worden in papieren (oorspronkelijke) vorm en in digitale vorm bewaard. De persoonsgegevens worden ook opgenomen in een digitaal bestand. Dit bestand is beschikbaar voor de bestuursleden en commissieleden.

Muzikale ondersteuners, waaronder de dirigent, muzikanten en geluidstechnici, verstrekken hun NAW gegevens, telefoonnummer, email-adres, geboortedatum en bankrekeningnummer.
De betreffende (arbeids)overeenkomsten worden in papieren (oorspronkelijke) vorm en in digitale vorm bewaard. Verder worden de gegevens opgenomen in een digitaal bestand. Dit bestand is beschikbaar voor de bestuursleden en de commissieleden.

Sponsors/donateurs melden zich aan en verstrekken hun NAW gegevens, telefoonnummer en email-adres. Deze gegevens worden in een digitaal bestand opgenomen. Dit bestand is beschikbaar voor de bestuursleden en de PR commissie-leden.

Doel van het bewaren van persoonsgegevens:

Het doel van het opslaan van gegevens van leden is om hen informatie te verstrekken, contributie te kunnen innen en contact met hen op te kunnen nemen.
Het doel van het opslaan van gegevens van de muzikale ondersteuners is om contact op te kunnen nemen, informatie te kunnen delen en om aan financiêle verplichtingen te kunnen voldoen. Het doel van het opslaan van gegevens van sponsors/donateurs is ten behoeve van de verwerking in de financiêle administratie en om informatie te kunnen delen.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens van de leden worden tot 2 jaar na opzegging bewaard. Gegevens van de muzikale ondersteuners en van de sponsors/donateurs worden maximaal 7 jaar bewaard in de financiêle administratie.

Opname en publicatie van beeldmateriaal

Tijdens repetities, optredens en andere bijeenkomsten van het koor kunnen video-opnamen en/of foto`s gemaakt worden door meezingkoor Eigen-Wijs. Dit beeldmateriaal wordt opgenomen om een sfeerimpressie te geven van het betreffende evenement. Dit beeldmateriaal kan op de eigen website en in diverse media gepubliceerd worden. De leden en muzikale ondersteuners wordt van tevoren gevraagd schriftelijk aan te geven of zij hiervoor hun toestemming geven. Hierbij is ook aangegeven dat zij op ieder moment hun toestemming mogen intrekken.

Doorgeven persoonsgegevens aan externe partijen

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan externe partijen wordt met de partij die persoonsgegevens ontvangt een verwerkingsovereenkomst gesloten, waarin staat dat de persoonsgegevens uitsluitend gebruikt mogen worden voor het doel waartoe deze gegevens verstrekt zijn.

Beveiliging persoonsgegevens

Meezingkoor Eigen-Wijs neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de persoonsgegevens, dat de toegang tot die gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Bovendien zijn bestuursleden en commissieleden die toegang hebben tot persoonsgegevens gehouden aan geheimhouding ervan.

Verantwoordelijkheid

Binnen Meezingkoor Eigen-Wijs is het bestuur verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens.

Regeling inzien eigen persoonlijke gegevens.

Een lid, muzikaal ondersteuner of sponsor/donateur heeft het recht op inzage van de eigen persoonlijke gegevens. Een verzoek hiertoe kan bij de secretaris worden ingediend. De secretaris zal hier vervolgens binnen redelijke termijn gelegenheid toe geven.

Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u contact op te nemen met de secretaris. Meezingkoor Eigen-Wijs streeft er naar samen met u uw klacht op te lossen. U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Melden datalekken

Melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens dient gedaan te worden indien er zich daadwerkelijk een beveiligingsincident heeft voorgedaan (b.v verlies van USB-stick, externe harde schijf en/of een laptop met persoonsgegevens, of inbraak door een hacker) en er een aanzienlijke kans is op ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens.